Was Vertriebsplanung im Beratergeschäft bedeutet
Die meisten Pläne bestehen aus einer Umsatzzahl und einem guten Vorsatz. Beides ist im März vergessen, weil keine Handlung daran hängt. Eine Vertriebsplanung ist erst dann eine, wenn am Ende eine Zahl steht, die du am Montagmorgen erkennen kannst.
Der Weg dorthin ist immer derselbe: Du drehst die Kette um und rechnest vom Ertrag zurück zum Kontakt. Dazwischen liegen drei Quoten, die dein Geschäft beschreiben. Die musst du kennen, statt sie zu schätzen.
Das gilt unabhängig davon, woher deine Kontakte kommen. Ob du Empfehlungen bekommst, Bestandskunden aktivierst oder Leads einkaufst, ändert die Zahlen, nicht die Rechnung.
Die Kette rückwärts rechnen
Ein Rechenbeispiel mit offengelegten Annahmen. Die Werte sind gesetzt, damit die Kette sichtbar wird. Deine eigenen sehen anders aus.
- Jahresziel: 120.000 Euro Ertrag aus Neugeschäft.
- Durchschnittlicher Ertrag je Abschluss: 1.500 Euro. Macht 80 Abschlüsse.
- Abschlussquote auf gehaltene Termine: ein Drittel. Macht 240 gehaltene Termine.
- No-Show-Quote: 20 Prozent. Macht 300 gebuchte Termine.
- Aus drei ernsthaften Kontakten wird ein Termin. Macht 900 Kontakte.
- Bei 45 Arbeitswochen: 20 Kontakte, knapp 7 gebuchte Termine und knapp 2 Abschlüsse pro Woche.
Die vier Zahlen, die du brauchst
Zwanzig Kontakte pro Woche klingt anders als 120.000 Euro. Genau das ist der Zweck: Die Wochenzahl kannst du am Freitag prüfen, das Jahresziel nicht. Und wenn sie nicht zusammenpasst, weißt du im Februar Bescheid und nicht im November.
Für diese Rechnung reichen vier Werte. Mehr Kennzahlen machen die Auswertung schöner, aber die Entscheidung nicht besser:
- Ertrag je Abschluss, gemittelt über die letzten zwölf Monate. Bestandsprovision getrennt führen, sonst rechnest du dich reich.
- Abschlussquote, immer bezogen auf gehaltene Termine, nicht auf gebuchte.
- No-Show-Quote, also der Anteil der gebuchten Termine, die ausfallen.
- Kontakte je Termin: Wie viele ernsthafte Gespräche brauchst du, bis einer einen Termin nimmt.
Kapazität schlägt Wunsch
Ein häufiger Planungsfehler ist zu wenig Kalender. Rechne deshalb gegen: Ein Beratungstermin kostet dich rund 90 Minuten Gespräch plus 45 Minuten Vor- und Nachbereitung. Das sind gut zwei Stunden.
Wenn du 25 Stunden pro Woche für Kunden frei hast, passen elf Termine hinein, nicht mehr. Der Rest der Woche ist Verwaltung, Antragsbearbeitung, Weiterbildung und die Dinge, die zwischendurch kommen. Verlangt deine Planung sieben gebuchte Termine, ist Luft. Verlangt sie zwanzig, ist die Planung falsch, nicht deine Woche.
Wenn Ziel und Kapazität nicht zusammenpassen, gibt es genau vier Hebel: höherer Ertrag je Abschluss, bessere Abschlussquote, weniger Ausfälle, mehr Zeit am Kunden. Alle vier sind Arbeit. Keiner davon ist mehr Druck.
Der Wochenrhythmus, der das trägt
Zwanzig Kontakte pro Woche sind vier am Tag. Das ist der Unterschied zwischen einer Planung, die funktioniert, und einer Kampagne, die einmal im Quartal einen ganzen Tag frisst und danach liegen bleibt.
Setz dafür einen festen Block in den Kalender, jeden Tag zur gleichen Zeit, und mach ihn so kurz, dass er auch an einem vollen Tag überlebt. Entscheidend ist, dass er stattfindet.
In Bestandsgold ist genau das der Takt: fünf bis zehn Vorschläge am Tag, zweieinhalb bis fünf Minuten im Kalender, und keine Anfrage ohne deine Freigabe. Was dazwischen passiert, steht unter „So funktioniert es“.
Zwei Termine in der Woche gehören ebenfalls fest hinein: einer für die Nachbearbeitung offener Fälle, einer für die Zahlen. Fünfzehn Minuten am Freitag reichen, wenn du nur vier Werte pflegst.
Was die Planung nicht abbildet
Eine Planung ist ein Modell, kein Versprechen. Drei Dinge verschiebt sie systematisch, und du solltest sie kennen, bevor du dich über den ersten Monat ärgerst.
Erstens die Vorlaufzeit. Zwischen dem Kontakt und dem Ertrag liegen im Beratergeschäft oft Wochen bis Monate. Wer im Januar startet, sieht die Wirkung im März. Das gehört zum Plan.
Zweitens die Saisonalität. Juli und August laufen anders als November. Wenn du 45 Arbeitswochen gleichmäßig verteilst, unterschätzt du den Herbst und überschätzt den Sommer.
Drittens Storno und Widerruf. Der gebuchte Ertrag ist nicht der verdiente Ertrag. Führe Stornoquote und Haftungszeit getrennt, sonst planst du mit Geld, das noch zurückgehen kann.
Und der wichtigste Vorbehalt: Solange du mit fremden Quoten rechnest, ist deine Planung eine Hypothese. Sie wird erst dann belastbar, wenn deine eigenen Zahlen darin stehen. Bis dahin planst du konservativ und misst mehr, als du steuerst.