Planung
Vertriebsplanung für Berater
Eine Planung, die nicht bis zur Wochenzahl heruntergerechnet ist, ist ein Wunsch mit Tabellenkalkulation.
Kurz gesagt
- Vertriebsplanung heißt: Du rechnest vom Jahresziel rückwärts bis zu der Zahl, die du diese Woche schaffen musst.
- Dafür brauchst du vier Werte: Ertrag je Abschluss, Abschlussquote, No-Show-Quote und die Zahl der Kontakte, aus denen ein Termin wird.
- Plane an deiner Kapazität, nicht am Wunschumsatz. Ein Plan, der 30 Beratungstermine pro Woche verlangt, ist keine Planung, sondern eine Ausrede für später.
- Die ersten drei Monate misst du nur. Danach rechnest du mit deinen Zahlen statt mit Branchenwerten aus einer Präsentation.
- Ein kleiner täglicher Rhythmus schlägt die Quartalskampagne, weil er Rückschläge verträgt und keinen freien Tag braucht.
Was Vertriebsplanung im Beratergeschäft bedeutet
Die meisten Pläne bestehen aus einer Umsatzzahl und einem guten Vorsatz. Beides ist im März vergessen, weil keine Handlung daran hängt. Eine Vertriebsplanung ist erst dann eine, wenn am Ende eine Zahl steht, die du am Montagmorgen erkennen kannst.
Der Weg dorthin ist immer derselbe: Du drehst die Kette um. Nicht vom Kontakt zum Abschluss, sondern vom Ertrag zurück zum Kontakt. Dazwischen liegen drei Quoten, die dein Geschäft beschreiben – und die du kennen musst, statt sie zu schätzen.
Das gilt unabhängig davon, woher deine Kontakte kommen. Ob du Empfehlungen bekommst, Bestandskunden aktivierst oder Leads einkaufst, ändert die Zahlen, nicht die Rechnung.
Die Kette rückwärts rechnen
Ein Rechenbeispiel mit offengelegten Annahmen. Die Werte sind gesetzt, damit die Kette sichtbar wird – deine eigenen sehen anders aus.
- Jahresziel: 120.000 Euro Ertrag aus Neugeschäft.
- Durchschnittlicher Ertrag je Abschluss: 1.500 Euro. Macht 80 Abschlüsse.
- Abschlussquote auf gehaltene Termine: ein Drittel. Macht 240 gehaltene Termine.
- No-Show-Quote: 20 Prozent. Macht 300 gebuchte Termine.
- Aus drei ernsthaften Kontakten wird ein Termin. Macht 900 Kontakte.
- Bei 45 Arbeitswochen: 20 Kontakte, knapp 7 gebuchte Termine und knapp 2 Abschlüsse pro Woche.
Die vier Zahlen, die du wirklich brauchst
Zwanzig Kontakte pro Woche klingt anders als 120.000 Euro. Genau das ist der Zweck: Die Wochenzahl kannst du am Freitag prüfen, das Jahresziel nicht. Und wenn sie nicht zusammenpasst, weißt du im Februar Bescheid und nicht im November.
Für diese Rechnung reichen vier Werte. Mehr Kennzahlen machen die Auswertung schöner, aber die Entscheidung nicht besser:
- Ertrag je Abschluss, gemittelt über die letzten zwölf Monate. Bestandsprovision getrennt führen, sonst rechnest du dich reich.
- Abschlussquote, immer bezogen auf gehaltene Termine – nicht auf gebuchte.
- No-Show-Quote, also der Anteil der gebuchten Termine, die ausfallen.
- Kontakte je Termin: Wie viele ernsthafte Gespräche brauchst du, bis einer einen Termin nimmt.
Kapazität schlägt Wunsch
Der häufigste Planungsfehler ist nicht zu wenig Ehrgeiz, sondern zu wenig Kalender. Rechne deshalb gegen: Ein Beratungstermin kostet dich rund 90 Minuten Gespräch plus 45 Minuten Vor- und Nachbereitung. Das sind gut zwei Stunden.
Wenn du 25 Stunden pro Woche für Kunden frei hast, passen elf Termine hinein, nicht mehr. Der Rest der Woche ist Verwaltung, Antragsbearbeitung, Weiterbildung und die Dinge, die zwischendurch kommen. Verlangt deine Planung sieben gebuchte Termine, ist Luft. Verlangt sie zwanzig, ist die Planung falsch, nicht deine Woche.
Wenn Ziel und Kapazität nicht zusammenpassen, gibt es genau vier Hebel: höherer Ertrag je Abschluss, bessere Abschlussquote, weniger Ausfälle, mehr Zeit am Kunden. Alle vier sind Arbeit. Keiner davon ist mehr Druck.
Der Wochenrhythmus, der das trägt
Zwanzig Kontakte pro Woche sind vier am Tag. Das ist der Unterschied zwischen einer Planung, die funktioniert, und einer Kampagne, die einmal im Quartal einen ganzen Tag frisst und danach liegen bleibt.
Setz dafür einen festen Block in den Kalender, jeden Tag zur gleichen Zeit, und mach ihn so kurz, dass er auch an einem vollen Tag überlebt. Was zählt, ist nicht die Länge, sondern dass er stattfindet.
In Bestandsgold ist genau das der Takt: fünf Vorschläge am Tag, zweieinhalb Minuten im Kalender, und keine Nachricht ohne deine Freigabe. Was dazwischen passiert, steht unter „So funktioniert es“.
Zwei Termine in der Woche gehören ebenfalls fest hinein: einer für die Nachbearbeitung offener Fälle, einer für die Zahlen. Fünfzehn Minuten am Freitag reichen, wenn du nur vier Werte pflegst.
Was die Planung nicht abbildet
Eine Planung ist ein Modell, kein Versprechen. Drei Dinge verschiebt sie systematisch, und du solltest sie kennen, bevor du dich über den ersten Monat ärgerst.
Erstens die Vorlaufzeit. Zwischen dem Kontakt und dem Ertrag liegen im Beratergeschäft oft Wochen bis Monate. Wer im Januar startet, sieht die Wirkung im März. Das ist kein Fehler im Plan, das ist der Plan.
Zweitens die Saisonalität. Juli und August laufen anders als November. Wenn du 45 Arbeitswochen gleichmäßig verteilst, unterschätzt du den Herbst und überschätzt den Sommer.
Drittens Storno und Widerruf. Der gebuchte Ertrag ist nicht der verdiente Ertrag. Führe Stornoquote und Haftungszeit getrennt, sonst planst du mit Geld, das noch zurückgehen kann.
Und der wichtigste Vorbehalt: Solange du mit fremden Quoten rechnest, ist deine Planung eine Hypothese. Sie wird erst dann belastbar, wenn deine eigenen Zahlen darin stehen. Bis dahin planst du konservativ und misst mehr, als du steuerst.
Zuletzt geprüft am 09. September 2026.
Häufige Fragen
Was Berater dazu meistens fragen
Häufige Fragen
Womit fange ich an, wenn ich noch keine eigenen Quoten habe?
Mit dem Messen, nicht mit dem Planen. Führe drei Monate lang vier Spalten: Kontakt, Termin gebucht, Termin gehalten, Abschluss. Rechne in dieser Zeit mit bewusst vorsichtigen Annahmen und behandle den Plan als Hypothese. Nach dem ersten Quartal ersetzt du die geschätzten Werte durch deine eigenen – ab da ist die Planung ein Steuerungsinstrument statt eines Wunschzettels.
Wie oft sollte ich die Planung anfassen?
Die Zahlen einmal pro Woche, die Quoten einmal im Monat, die Annahmen einmal im Quartal. Das Jahresziel selbst lässt du in Ruhe, sonst passt du es so lange an, bis es zum Ergebnis passt. Wenn eine Quote zwei Monate hintereinander abweicht, ist sie keine Ausnahme mehr, sondern dein neuer Wert.
Was tue ich, wenn ich die Wochenzahl nicht schaffe?
Zuerst nachsehen, an welcher Stelle es klemmt, statt die Zahl zu erhöhen. Fehlen Kontakte, ist es ein Mengenproblem. Werden aus Kontakten keine Termine, liegt es an der Ansprache. Erscheinen die Termine nicht, an der Erinnerung. Schließt niemand ab, am Gespräch oder an der Zielgruppe. Jede dieser vier Ursachen braucht eine andere Maßnahme – mehr Druck hilft bei keiner.
Zählt ein abgesagter Termin als Termin?
Als gebuchter ja, als gehaltener nein. Genau deshalb gehören beide Zahlen getrennt in die Auswertung. Wer nur gebuchte Termine zählt, hält eine hohe No-Show-Quote für ein gutes Ergebnis und wundert sich über den Ertrag am Jahresende.
Brauche ich für die Vertriebsplanung eine Software?
Für die Rechnung nicht – vier Spalten in einer Tabelle reichen. Software hilft an einer anderen Stelle: beim täglichen Anstoß. Der Plan scheitert selten an der Mathematik und fast immer daran, dass am Dienstag niemand daran erinnert, wer heute dran ist.
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Empfehlungen sind kein Zufall, sondern ein Ablauf.
Bestandsgold schlägt dir täglich die Kunden vor, bei denen es sich gerade lohnt. Du gibst frei, den Rest macht das System.