Beratungsprotokoll: was drin stehen muss

Das Beratungsprotokoll ist kein Gesprächsprotokoll und kein Formular zum Abhaken. Es ist der Nachweis, dass du beraten hast – und wie.

§ 61 Abs. 1 VVG verlangt vom Versicherungsvermittler dreierlei: den Versicherungsnehmer nach seinen Wünschen und Bedürfnissen zu befragen, ihn zu beraten und die Gründe für jeden zu einer bestimmten Versicherung erteilten Rat anzugeben und zu dokumentieren. Ob und wie weit du beraten musst, hängt an der Schwierigkeit der Versicherung und an Person und Situation des Kunden. Wie ausführlich du dokumentierst, richtet sich laut Satz 2 nach der Komplexität des Vertrags. Das Gesetz nennt außerdem ein angemessenes Verhältnis zwischen Beratungsaufwand und Prämie.

Für eine kleine Hausratpolice erwartet niemand acht Seiten. Und der Satz „Kunde wünscht Absicherung“ ist kein Grund, sondern eine Leerstelle. Der Kern des Protokolls ist das Warum.

Die Reihenfolge folgt dem Gespräch, damit ein Dritter sie ein Jahr später ohne dich nachvollziehen kann.

Ein inhaltlich perfektes Protokoll, das drei Wochen nach dem Abschluss kommt, erfüllt die Pflicht nicht. § 62 Abs. 1 VVG nennt zwei Zeitpunkte: Die Angaben zur Beratungsgrundlage nach § 60 Abs. 2 VVG muss der Kunde vor Abgabe seiner Vertragserklärung haben, die Beratungsdokumentation nach § 61 Abs. 1 VVG vor dem Abschluss des Vertrags. Beides klar, verständlich, in Textform. Praktisch: Du gibst das Protokoll mit dem Antrag heraus.

Textform bedeutet nach § 126b BGB eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist. Eine E-Mail mit PDF genügt, ein Telefonat nicht.

Mündlich darfst du nach § 62 Abs. 2 VVG nur ausnahmsweise informieren, etwa wenn der Kunde es so wünscht oder wenn vorläufige Deckung gebraucht wird. Dann holst du die Textform unverzüglich nach, spätestens mit dem Versicherungsschein. Als Gewohnheit taugt das nicht.

Nach § 61 Abs. 2 VVG kann der Versicherungsnehmer auf die Beratung oder auf die Dokumentation verzichten. Dafür braucht es eine gesonderte schriftliche Erklärung, in der du ihn ausdrücklich darauf hinweist, dass sich der Verzicht nachteilig auf seine Möglichkeit auswirken kann, gegen dich einen Schadensersatzanspruch nach § 63 VVG geltend zu machen. Bei Fernabsatzverträgen genügt Textform.

Gesondert heißt: nicht als Kästchen im Antrag, nicht als Absatz in einem Sammelformular. Vor allem nimmt der Verzicht dir das Dokument, mit dem du später belegen könntest, was du geraten und wovor du gewarnt hast. Wer schnell sein will, kürzt besser den Umfang als die Existenz des Protokolls.

Berätst du mit einer Erlaubnis nach § 34f GewO zu Finanzanlagen, gilt ein anderes Regelwerk. Seit dem 1. August 2020 tritt dort an die Stelle des alten Beratungsprotokolls die Geeignetheitserklärung.

§ 18 Abs. 1 FinVermV verlangt, dass du dem Privatanleger vor Vertragsschluss auf einem dauerhaften Datenträger eine Erklärung über die Geeignetheit der Empfehlung zur Verfügung stellst. Darin steht, wie die Beratung auf seine Präferenzen, seine Anlageziele und seine sonstigen Merkmale abgestimmt wurde. Bei Fernkommunikation, die eine vorherige Übermittlung unmöglich macht, darf sie ausnahmsweise unverzüglich nach Vertragsschluss folgen – aber nur, wenn der Anleger zustimmt und du ihm angeboten hast, die Weiterleitung des Auftrags so lange zu verschieben.

Die Aufbewahrung ist strenger als im Versicherungsteil: § 23 FinVermV verlangt zehn Jahre auf einem dauerhaften Datenträger, jederzeit von den Geschäftsräumen aus zugänglich. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte aufzeichnungspflichtige Handlung zum Auftrag stattgefunden hat.

Wer beide Erlaubnisse hat, führt zwei Dokumentationen nebeneinander – die Pflichten verlangen unterschiedliche Inhalte.

Im Protokoll steht, was du in zwei Jahren vergessen hast: das Haus, das 2031 abbezahlt ist. Das Kind, das dann in die Ausbildung geht. Die Berufsunfähigkeit, die der Kunde damals zurückgestellt hat, weil gerade die Küche fällig war. Das sind keine Notizen, das sind Anlässe.

Das Protokoll ist deine Quelle, nicht die des Programms. Bestandsgold liest keine Protokolle ein; es sortiert deinen Bestand nach Zufriedenheit, Anlass und Ruhe seit dem letzten Kontakt. Den Anlass kennst du aus dem Protokoll – und er ist nur so gut, wie du ihn damals aufgeschrieben hast.

Was du nicht festhältst, kann dir später niemand vorschlagen. Ein Protokoll, das nur die Haftung abwehrt, ist ein halbes Protokoll.

Alle Paragraphen oben stehen im Wortlaut bei gesetze-im-internet.de, Stand 9. September 2026. Wie ausführlich ein Protokoll im Einzelfall sein muss, steht dort nicht – das entscheidet sich an Sparte, Kunde und Komplexität des Vertrags.

Zur Aufbewahrung nennt das VVG selbst keine Frist. Vermittler orientieren sich deshalb an der Verjährung: drei Jahre (§ 195 BGB) ab dem Schluss des Jahres, in dem der Kunde von seinem Schaden erfährt (§ 199 Abs. 1 BGB), ohne diese Kenntnis höchstens zehn Jahre ab Entstehung des Anspruchs (§ 199 Abs. 3 Nr. 1 BGB). Wie lange für dich richtig ist, klärst du mit deinem Steuerberater und, wenn es um Haftung geht, mit einem Anwalt für Versicherungsrecht.

Und ein Protokoll, das du nach einem Streitfall ergänzt, ist kein Protokoll mehr. Schreib es am selben Tag.