Kurz beantwortet
Brauche ich ein CRM für Empfehlungen?
Nein, ein CRM brauchst du nicht – du brauchst vier gepflegte Felder je Kunde: Einwilligung, bevorzugter Kanal, letzter Kontakt und Zufriedenheit; ob die in einer Tabelle oder in einer Software stehen, merkt außer dir niemand.
Ausführlich
Die längere Antwort
Ein Empfehlungsprozess besteht aus zwei Entscheidungen: Wen sprichst du heute an, und hast du ihn schon einmal gefragt. Beides scheitert selten an fehlender Software und fast immer an fehlenden Notizen. Wer nicht weiß, wann er zuletzt Kontakt hatte, fragt entweder dreimal im Quartal dieselben fünf Leute oder seit zwei Jahren niemanden mehr. Vier Felder lösen das: Einwilligung, Kanal, letzter Kontakt, Zufriedenheit. Alles andere ist Komfort.
Ein klassisches CRM hilft dabei nur halb. Es ist auf Verträge, Provisionen und Wiedervorlagen gebaut. Die Einwilligung in Werbung nach § 7 Abs. 2 UWG braucht dagegen einen Nachweis: wer, wann, wofür, über welchen Kanal – und du musst ihn erbringen können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Ein Freitextfeld mit dem Vermerk „darf angeschrieben werden“ ist kein Nachweis. Prüf dein bestehendes System also nicht danach, ob es Kontakte verwaltet, sondern ob es Einwilligungen mit Datum speichert und einen Widerruf für dich sichtbar macht.
Eine Tabelle ist erlaubt und für einen Einzelberater oft völlig ausreichend. Sie hört genau dann auf zu tragen, wenn mehr als eine Person darauf zugreift, wenn jemand nach Art. 15 DSGVO Auskunft verlangt oder wenn du löschen musst, ohne die Buchhaltung zu beschädigen. Rechtsfrei ist sie ohnehin nicht: Auch eine Datei auf deinem Rechner ist eine Verarbeitung mit den Pflichten aus Art. 30 und Art. 32 DSGVO, also Verarbeitungsverzeichnis und Schutzmaßnahmen, die zum Risiko passen. Ein festes Mindestmaß nennt Art. 32 DSGVO nicht; in der Praxis heißt das Zugriffsschutz und verschlüsselte Ablage, keine Kundenliste im geteilten Cloud-Ordner.
Bestandsgold ist bewusst kein CRM. Du liest deinen Bestand aus CSV oder Excel ein, pflegst Anrede, Kanal und Zufriedenheit, und bekommst täglich fünf Vorschläge mit der Begründung, warum genau dieser Kunde heute dran ist. Für Prüfen und Freigeben rechnest du mit rund 30 Sekunden pro Kunde. Auskunft und Löschung erledigst du selbst im Tool, mit Protokoll. Deine Verträge, Provisionen und Schadenfälle bleiben da, wo sie heute liegen – dafür ist es nicht gebaut.
- Steht bei jedem Kunden, ob und wofür er einer Ansprache zugestimmt hat, mit Datum und Kanal?
- Siehst du auf einen Blick, wann du zuletzt Kontakt hattest – nicht nur, wann der Vertrag policiert wurde?
- Kannst du einen Widerspruch so eintragen, dass der Kunde in keiner Auswahl mehr auftaucht, auch nach dem nächsten Import?
- Kannst du zu einer Person alles ausgeben, was du über sie gespeichert hast, ohne fünf Dateien zu durchsuchen?
Grundlage
Worauf sich das stützt
§ 7 Abs. 2 UWG (Einwilligung in Werbung), Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweis der Einwilligung), Art. 15 DSGVO (Auskunft), Art. 30 DSGVO (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten) und Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung). Welche dieser Pflichten für dein konkretes System in welcher Tiefe gelten, beurteilt im Einzelfall ein Anwalt.
Zuletzt geprüft am 09. September 2026.
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