Die längere Antwort
Ein Empfehlungsprozess besteht aus zwei Entscheidungen: Wen sprichst du heute an, und hast du ihn schon einmal gefragt. Beides scheitert selten an fehlender Software und fast immer an fehlenden Notizen. Wer nicht weiß, wann er zuletzt Kontakt hatte, fragt entweder dreimal im Quartal dieselben fünf Leute oder seit zwei Jahren niemanden mehr. Vier Felder lösen das: Einwilligung, Kanal, letzter Kontakt, Zufriedenheit. Alles andere ist Komfort.
Ein klassisches CRM hilft dabei nur halb. Es ist auf Verträge, Provisionen und Wiedervorlagen gebaut. Die Einwilligung in Werbung nach § 7 Abs. 2 UWG braucht dagegen einen Nachweis: wer, wann, wofür, über welchen Kanal. Erbringen musst du ihn selbst (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Ein Freitextfeld mit dem Vermerk „darf angeschrieben werden“ ist kein Nachweis. Prüf deine bestehende Software deshalb darauf, ob sie Einwilligungen mit Datum speichert und einen Widerruf für dich sichtbar macht.
Eine Tabelle ist erlaubt und für einen Einzelberater oft völlig ausreichend. Sie hört genau dann auf zu tragen, wenn mehr als eine Person darauf zugreift, wenn jemand nach Art. 15 DSGVO Auskunft verlangt oder wenn du löschen musst, ohne die Buchhaltung zu beschädigen. Rechtsfrei ist sie trotzdem nicht. Auch eine Datei auf deinem Rechner ist eine Verarbeitung mit den Pflichten aus Art. 30 und Art. 32 DSGVO, also Verarbeitungsverzeichnis und Schutzmaßnahmen, die zum Risiko passen. Ein festes Mindestmaß nennt Art. 32 DSGVO nicht. In der Praxis heißt das Zugriffsschutz und verschlüsselte Ablage, also keine Kundenliste im geteilten Cloud-Ordner.
Bestandsgold ist bewusst kein CRM. Du liest deinen Bestand aus CSV oder Excel ein und hältst Anrede und Kanal aktuell. Die Zufriedenheit ergibt sich aus den Bewertungen deiner Kunden. Täglich bekommst du Vorschläge mit der Begründung, warum genau dieser Kunde heute dran ist. Freigeben kannst du davon höchstens 5 am Tag in Klein und 10 in Mittel oder Groß. Auskunft und Löschung erledigst du selbst in der Software, mit Protokoll. Verträge, Provisionen und Schadenfälle bleiben in deinem Maklerverwaltungsprogramm.
- Steht bei jedem Kunden, ob und wofür er einer Ansprache zugestimmt hat, mit Datum und Kanal?
- Siehst du auf einen Blick, wann du zuletzt Kontakt hattest, und nicht nur, wann der Vertrag policiert wurde?
- Kannst du einen Widerspruch so eintragen, dass der Kunde in keiner Auswahl mehr auftaucht, auch nach dem nächsten Import?
- Kannst du zu einer Person alles ausgeben, was du über sie gespeichert hast, ohne fünf Dateien zu durchsuchen?
Worauf sich das stützt
§ 7 Abs. 2 UWG (Einwilligung in Werbung), Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweis der Einwilligung), Art. 15 DSGVO (Auskunft), Art. 30 DSGVO (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten) und Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung).
Fundstellen
Die Gesetzestexte stehen beim Bundesministerium der Justiz, die Artikel der Datenschutz-Grundverordnung bei dsgvo-gesetz.de.
- Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall frag deinen Anwalt. ↩