Das Maklerverwaltungsprogramm ist der Kern
Im MVP steht dein Bestand: Kunden mit ihren Verträgen, Schäden, Dokumenten und dem Schriftverkehr. Dazu kommt die Abrechnung der Courtage. Viele Programme holen Vertrags- und Dokumentendaten der Versicherer über standardisierte Schnittstellen ab, damit du sie nicht abtippen musst.
Weil fast alles andere auf diesen Daten aufbaut, wechselst du ein MVP ungern. Umso wichtiger ist die Prüfung vorher. Frag nach den Abläufen, die dich heute Zeit kosten. Die längste Funktionsliste hilft dir dabei wenig.
- Welche Versicherer liefern Daten automatisch, und wie oft?
- Wie kommen deine bestehenden Kunden und Verträge hinein, und wer übernimmt den Umzug?
- Kannst du alle Daten jederzeit vollständig exportieren, in einem Format, das andere Programme lesen?
- Wie sind Rechte für Mitarbeiter geregelt, wenn dein Büro wächst?
Vergleichsrechner und Beratungsdokumentation
Als Makler legst du deinem Rat nach § 60 Abs. 1 VVG eine hinreichende Zahl von Verträgen und Versicherern zugrunde. Vergleichsrechner helfen dabei, sie ersetzen aber nicht die Auswahl. Achte darauf, welche Tarife ein Rechner überhaupt kennt und wie aktuell sie sind.
Den Rat musst du nach § 61 Abs. 1 VVG begründen und dokumentieren. Nach § 62 Abs. 1 VVG bekommt der Kunde die Dokumentation vor dem Abschluss des Vertrags in Textform. Eine gute Software führt dich durch die Bedarfsfragen und erzeugt daraus das Protokoll. Was darin steht, verantwortest trotzdem du.
CRM: wenn das MVP für den Vertrieb nicht reicht
Ein MVP kennt Verträge. Ein CRM kennt Gespräche, Interessenten und Wiedervorlagen. Für ein kleines Büro reichen oft die Wiedervorlagen im MVP. Ein eigenes CRM lohnt sich, wenn du viele Interessenten gleichzeitig betreust, im Team verkaufst oder Kampagnen planst.
Für jede Ansprache zu Werbezwecken braucht es eine Grundlage. Wer per E-Mail oder Messenger wirbt, braucht nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG grundsätzlich die vorherige ausdrückliche Einwilligung des Empfängers. Für E-Mails an Bestandskunden gibt es die enge Ausnahme in § 7 Abs. 3 UWG mit vier Bedingungen. Eine Einwilligung musst du nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachweisen können. Ein CRM, das Einwilligungen nur als Freitext kennt, hilft dir dabei nicht.
- Speichert die Software Einwilligungen je Kanal, mit Datum und Wortlaut?
- Sperrt sie einen Kunden nach einem Widerspruch für jede weitere Ansprache?
- Zeigt sie dir für jeden Kunden den letzten Kontakt?
Termine, E-Mail und Telefon
Eine Online-Terminbuchung spart die drei Mails, bis ein Termin steht. Sie gehört an jede Stelle, an der ein Kunde oder Interessent mit dir sprechen will: auf die Website, in die Signatur, in die Bestätigung nach dem Jahresgespräch. Wichtig ist die Verbindung zu deinem Kalender, damit nichts doppelt belegt wird.
E-Mail-Programme und Telefonanlagen gehören zur Grundausstattung. Prüf bei beiden, wo die Daten liegen und wer mitliest. Für Newsletter gelten dieselben Regeln wie für jede Werbung per E-Mail.
Empfehlungen: die Lücke zwischen MVP und CRM
MVP und CRM beantworten zwei Fragen nicht: Welcher Kunde ist gerade in der Stimmung, dich weiterzuempfehlen? Und wen hast du schon gefragt? Ohne diese beiden Antworten bleibt die Empfehlung ein guter Vorsatz für den Jahresendspurt.
Dafür gibt es Bestandsgold, als Ergänzung zu deinem MVP. Deine Kunden liest du per CSV- oder Excel-Datei ein. Verträge und Policen bleiben im MVP, eine laufende Synchronisierung gibt es nicht. Bestandsgold schlägt dir jeden Tag Kunden mit passendem Anlass vor, du gibst jede Anfrage frei, und dein Kunde verschenkt über seinen Link ein Erstgespräch mit dir. Termine kommen über die eigene Buchungsseite oder über einen angebundenen Terminbuchungsdienst.
Datenschutz gilt für jede Software
Fast jedes dieser Programme verarbeitet Kundendaten bei einem Anbieter. Tut er das in deinem Auftrag, brauchst du nach Art. 28 DSGVO einen Vertrag mit ihm, der Gegenstand, Dauer, Zweck und die Pflichten regelt. Frag außerdem, in welchem Land die Daten verarbeitet werden. Liegt es außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, gehört das in deine Datenschutzerklärung.
Nach Art. 32 DSGVO triffst du Maßnahmen, die zum Risiko passen. In der Praxis gehören dazu eine Anmeldung mit zweitem Faktor, Rechte nach Rolle und keine Kundenlisten in privaten Cloud-Ordnern.
So wählst du aus
Fang beim Ablauf an. Schreib auf, was in deinem Büro von der ersten Anfrage bis zur Policierung passiert und wo es hakt. Dann such für genau diese Stelle eine Lösung.
- Teste mit echten Abläufen und Testdaten. Die Präsentation des Anbieters zeigt dir nur den besten Fall.
- Rechne die Kosten über die Mindestlaufzeit, mit Einrichtung und Zusatzmodulen.
- Lies die Kündigungsfrist und frag, in welcher Form du deine Daten danach bekommst.
- Frag Kollegen mit ähnlich großem Bestand, was sie nach einem Jahr noch nutzen.
Fundstellen
Die Gesetzestexte stehen beim Bundesministerium der Justiz, die Artikel der Datenschutz-Grundverordnung bei dsgvo-gesetz.de.