Was du damit zu tun hast
- Lies den Bestand einmal vollständig ein und erkenne Dubletten, bevor du irgendetwas anderes tust. Ein doppelter Datensatz kostet dich später zwei Ansprachen an dieselbe Person.
- Halte je Kunde fest, wie zufrieden er ist und über welchen Kanal er erreichbar ist. Ohne diese beiden Felder ist jede Auswahl geraten.
- Miss die Ruhe seit dem letzten Kontakt. Sie zeigt am ehrlichsten, welcher Teil deines Bestands gerade nur noch eine Zeile in der Liste ist.
- Prüfe regelmäßig, wessen Daten du noch brauchst. Art. 5 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO lässt die Speicherung nur so lange zu, wie der Zweck sie trägt. Daneben stehen handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen. Welche Frist für welchen Beleg gilt, sagt dir dein Steuerberater.
Hintergrund
Das Wort kommt aus der Bestandsverwaltung. Der Bestand ist die Summe aller Verträge, die ein Vermittler betreut. Er ist ein Vermögenswert: Bestände werden bewertet, übertragen und gekauft. Bestandskunde ist damit zuerst eine Zuordnung in einer Liste und noch keine Aussage über die Beziehung.
Drei Begriffe werden dabei regelmäßig verwechselt. Ein Lead ist ein Kontakt ohne Vertrag. Ein Neukunde hat gerade zum ersten Mal abgeschlossen. Ein Bestandskunde hat abgeschlossen und den Vertrag behalten. Wer gekündigt hat oder dessen Vertrag ausgelaufen ist, gehört nicht mehr dazu, auch wenn er noch in der Datei steht.
Das häufigste Missverständnis: Bestandskunde klingt nach Bindung. Tatsächlich hat ein großer Teil jedes Bestands seit Jahren nichts gehört. Der Vertrag läuft, die Beziehung nicht. Wer einen Bestand nur verwaltet, hat am Ende Datensätze statt Kunden.
Für Empfehlungen ist diese Gruppe trotzdem die einzige, die zählt. Nur wer deine Arbeit erlebt hat, kann sie weitergeben. Ein Interessent kann dich sympathisch finden, aber er kann für nichts einstehen.
Fundstellen
Die Gesetzestexte stehen beim Bundesministerium der Justiz, die Artikel der Datenschutz-Grundverordnung bei dsgvo-gesetz.de.