Zum Inhalt springen
AnmeldenTermin

Vorlage

Einladung zum Jahresgespräch

Du willst deinen Bestand einmal im Jahr sprechen und brauchst eine Einladung zum Jahresgespräch, die nicht nach Pflichttermin klingt.

Vorab

Warum diese Texte so gebaut sind

Die Einladung zum Jahresgespräch scheitert selten am Text, sondern am fehlenden Grund. Wer nur schreibt, es sei wieder soweit, bekommt Absagen.

In jeder Vorlage unten steht deshalb ein konkreter Anlass: ein Vertrag, der ausläuft, eine Anpassung, eine Zahl, die sich geändert hat. Den trägst du vor dem Absenden ein.

Nenn außerdem immer die Dauer und biete zwei Wege an: einen Terminlink und die Antwort per Mail. Wer keinen Link hat, schlägt zwei feste Zeiten vor.

Zum Übernehmen

Die Texte

Einladung zum Jahresgespräch mit konkretem Anlass

E-Mail

Betreff: Dein Termin für [Jahr] Hallo [Vorname], bei dir steht etwas an: [Anlass, zum Beispiel: Vertrag 4711 läuft im März aus]. Ich schlage vor, wir gehen das einmal durch. 45 Minuten, [vor Ort oder online], danach weißt du, was bleibt und was sich ändert. Such dir einen Termin aus: [Link] Oder antworte mit einem Wochentag, dann finde ich etwas. Viele Grüße [Name]

Kunde ohne besonderen Anlass

E-Mail

Betreff: Einmal im Jahr Hallo [Vorname], wir haben zuletzt am [Datum] gesprochen. Seitdem hat sich bei [Beiträgen, Grenzen, Konditionen] einiges getan, bei dir vielleicht auch. 45 Minuten, damit nichts liegen bleibt: [Link] Wenn dieses Jahr wirklich nichts ansteht, schreib mir das kurz. Dann melde ich mich im nächsten Jahr wieder. Viele Grüße [Name]

Kurze Einladung im Chat

WhatsApp

Hallo [Vorname], bei dir steht das Jahresgespräch an. Anlass: [Anlass in einem Halbsatz]. 45 Minuten, freie Termine hier: [Link]

Der Satz am Telefon

Gespräch

Ich mache mit jedem Kunden einmal im Jahr eine Dreiviertelstunde. Bei dir steht [Anlass] an. Passt dir eher [Wochentag] vormittags oder [Wochentag] nachmittags?

Erinnerung zwei Tage vorher

SMS

[Vorname], wir sehen uns am [Datum] um [Uhrzeit], [Ort]. Bring [Unterlage] mit. Wenn etwas dazwischenkommt, ruf an: [Telefonnummer]. Viele Grüße, [Name]

Antwort auf eine Absage

E-Mail

Hallo [Vorname], alles gut, dann verschieben wir. Ich melde mich im [Monat] noch einmal. Wenn vorher etwas passiert – Umzug, Gehaltssprung, Nachwuchs, Selbstständigkeit –, meld dich früher. Viele Grüße [Name]

Bevor du sie benutzt

Was du beachten musst

  • Eine Einladung, in der du auch beraten und vermitteln willst, ist Werbung; die reine Verwaltung eines laufenden Vertrags wäre es nicht. Für die E-Mail an Bestandskunden kann § 7 Abs. 3 UWG tragen: Adresse beim Verkauf erhalten, eigene ähnliche Leistung, kein Widerspruch, Hinweis auf das Widerspruchsrecht in jeder Nachricht. Ob das bei dir greift, beurteilt ein Anwalt.
  • Ein Anlass pro Einladung. „Es ist wieder soweit“ ist kein Anlass, ein auslaufender Vertrag schon. Ohne Anlass schreibst du besser gar nicht.
  • WhatsApp und SMS sind ebenfalls elektronische Post: Dort brauchst du das Ja vorher (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG), und die Nachricht tippst du selbst in dein Telefon. Für einen Serienbrief an 400 Adressen taugt keine dieser Vorlagen – nimm dir eine Handvoll Kunden vor und trag bei jedem den Anlass von Hand ein.
  • Nenn die Dauer. 45 Minuten sagen dem Kunden, dass du seinen Kalender kennst und nicht den halben Nachmittag brauchst.
  • Erinnere zwei Tage vorher, nicht am selben Morgen. Dann bleibt dem Kunden Zeit, zu verschieben statt abzusagen.
  • Die Frage nach einer Empfehlung gehört nicht in die Einladung. Sie kommt am Ende des Gesprächs, wenn der Kunde gesehen hat, was du für ihn getan hast.

Zuletzt geprüft am 09. September 2026.

Passt dazu

Die Vorlage ist der leichte Teil.

Der schwere ist, sie beim richtigen Kunden im richtigen Moment zu benutzen. Genau das schlägt Bestandsgold dir vor.

Termin ansehen