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Jahresgespräch

Einladung zum Jahresgespräch

Du willst deinen Bestand einmal im Jahr sprechen und brauchst eine Einladung zum Jahresgespräch, die nicht nach Pflichttermin klingt.

6 Texte WhatsApp, E-Mail, SMS, Gespräch Zuletzt geprüft am

Die Texte zum Kopieren

Platzhalter in eckigen Klammern tauschst du aus. Der Rest kann so stehen bleiben. Ändere pro Kunde mindestens einen Satz, damit es nach dir klingt.

Anrede

  1. E-Mail

    Einladung zum Jahresgespräch mit konkretem Anlass

    Betreff: Dein Termin für [Jahr] Hallo [Vorname], bei dir steht etwas an: [Anlass, zum Beispiel: Vertrag 4711 läuft im März aus]. Ich schlage vor, wir gehen das einmal durch. 45 Minuten, [vor Ort oder online], danach weißt du, was bleibt und was sich ändert. Such dir einen Termin aus: [Link] Oder antworte mit einem Wochentag, dann finde ich etwas. Viele Grüße [Name]
    Betreff: Ihr Termin für [Jahr] Guten Tag [Frau/Herr] [Nachname], bei Ihnen steht etwas an: [Anlass, zum Beispiel: Vertrag 4711 läuft im März aus]. Ich schlage vor, wir gehen das einmal gemeinsam durch. 45 Minuten, [vor Ort oder online], danach wissen Sie, was bleibt und was sich ändert. Suchen Sie sich einen Termin aus: [Link] Oder antworten Sie mit einem Wochentag, dann finde ich etwas. Viele Grüße [Name]

  2. E-Mail

    Kunde ohne besonderen Anlass

    Betreff: Einmal im Jahr Hallo [Vorname], wir haben zuletzt am [Datum] gesprochen. Seitdem hat sich bei [Beiträgen, Grenzen, Konditionen] einiges getan, bei dir vielleicht auch. 45 Minuten, damit nichts liegen bleibt: [Link] Wenn dieses Jahr wirklich nichts ansteht, schreib mir das kurz. Dann melde ich mich im nächsten Jahr wieder. Viele Grüße [Name]
    Betreff: Einmal im Jahr Guten Tag [Frau/Herr] [Nachname], wir haben zuletzt am [Datum] gesprochen. Seitdem hat sich bei [Beiträgen, Grenzen, Konditionen] einiges getan, bei Ihnen vielleicht auch. 45 Minuten, damit nichts liegen bleibt: [Link] Wenn dieses Jahr wirklich nichts ansteht, schreiben Sie mir das kurz. Dann melde ich mich im nächsten Jahr wieder. Viele Grüße [Name]

  3. WhatsApp

    Kurze Einladung im Chat

    Hallo [Vorname], bei dir steht das Jahresgespräch an. Anlass: [Anlass in einem Halbsatz]. 45 Minuten, freie Termine hier: [Link]
    Hallo [Frau/Herr] [Nachname], bei Ihnen steht das Jahresgespräch an. Anlass: [Anlass in einem Halbsatz]. 45 Minuten, freie Termine hier: [Link]

  4. Gespräch

    Der Satz am Telefon

    Ich mache mit jedem Kunden einmal im Jahr eine Dreiviertelstunde. Bei dir steht [Anlass] an. Passt dir eher [Wochentag] vormittags oder [Wochentag] nachmittags?
    Ich nehme mir mit jedem Kunden einmal im Jahr eine Dreiviertelstunde. Bei Ihnen steht [Anlass] an. Passt es Ihnen eher [Wochentag] vormittags oder [Wochentag] nachmittags?

  5. SMS

    Erinnerung zwei Tage vorher

    [Vorname], wir sehen uns am [Datum] um [Uhrzeit], [Ort]. Bring [Unterlage] mit. Wenn etwas dazwischenkommt, ruf an: [Telefonnummer]. Viele Grüße, [Name]
    [Frau/Herr] [Nachname], wir sehen uns am [Datum] um [Uhrzeit], [Ort]. Bitte bringen Sie [Unterlage] mit. Wenn etwas dazwischenkommt, rufen Sie an: [Telefonnummer]. Viele Grüße, [Name]

  6. E-Mail

    Antwort auf eine Absage

    Hallo [Vorname], alles gut, dann verschieben wir. Ich melde mich im [Monat] noch einmal. Wenn vorher etwas passiert, etwa ein Umzug, ein Gehaltssprung, Nachwuchs oder die Selbstständigkeit, meld dich früher. Viele Grüße [Name]
    Guten Tag [Frau/Herr] [Nachname], alles gut, dann verschieben wir. Ich melde mich im [Monat] noch einmal. Wenn vorher etwas passiert, etwa ein Umzug, ein Gehaltssprung, Nachwuchs oder die Selbstständigkeit, melden Sie sich gern früher. Viele Grüße [Name]

Wann einsetzen

Die Einladung zum Jahresgespräch scheitert selten am Text, sondern am fehlenden Grund. Wer nur schreibt, es sei wieder soweit, bekommt Absagen.

In jeder Vorlage unten steht deshalb ein konkreter Anlass: ein Vertrag, der ausläuft, eine Anpassung, eine Zahl, die sich geändert hat. Den trägst du vor dem Absenden ein.

Nenn außerdem immer die Dauer und biete zwei Wege an: einen Terminlink und die Antwort per Mail. Wer keinen Link hat, schlägt zwei feste Zeiten vor.

Was du beachten musst1

  • Eine Einladung, in der du auch beraten und vermitteln willst, ist Werbung; die reine Verwaltung eines laufenden Vertrags wäre es nicht. Für die E-Mail an Bestandskunden kann § 7 Abs. 3 UWG tragen: Adresse beim Verkauf erhalten, eigene ähnliche Leistung, kein Widerspruch, Hinweis auf das Widerspruchsrecht in jeder Nachricht. Ob das bei dir greift, beurteilt ein Anwalt.
  • Ein Anlass pro Einladung. „Es ist wieder soweit“ ist kein Anlass, ein auslaufender Vertrag schon. Ohne Anlass schreibst du besser gar nicht.
  • WhatsApp und SMS sind ebenfalls elektronische Post: Dort brauchst du das Ja vorher (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG), und die Nachricht tippst du selbst in dein Telefon. Für einen Serienbrief an 400 Adressen taugt keine dieser Vorlagen. Nimm dir eine Handvoll Kunden vor und trag bei jedem den Anlass von Hand ein.
  • Nenn die Dauer. 45 Minuten sagen dem Kunden, dass du seinen Kalender kennst und nicht den halben Nachmittag brauchst.
  • Erinnere zwei Tage vorher, nicht am selben Morgen. Dann bleibt dem Kunden Zeit, zu verschieben statt abzusagen.
  • Die Frage nach einer Empfehlung gehört nicht in die Einladung. Sie kommt am Ende des Gesprächs, wenn der Kunde gesehen hat, was du für ihn getan hast.
  1. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall frag deinen Anwalt. ↩

Verwandte Vorlagen

Den richtigen Moment zeigt dir Bestandsgold.

Es schlägt dir Kunden mit passendem Anlass vor und bereitet die Anfrage vor. Raus geht sie erst mit deiner Freigabe.

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