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Empfohlenen antworten nach Buchung oder Rückrufbitte

Jemand wurde dir empfohlen und hat sich selbst gemeldet: Er hat einen Termin gebucht oder dich um einen Rückruf gebeten. Jetzt antwortest du.

5 Texte WhatsApp, E-Mail, Gespräch Zuletzt geprüft am

Die Texte zum Kopieren

Platzhalter in eckigen Klammern tauschst du aus. Der Rest kann so stehen bleiben. Ändere pro Kunde mindestens einen Satz, damit es nach dir klingt.

Anrede

  1. Gespräch

    Der Rückruf: die ersten 30 Sekunden am Telefon

    Hallo [Vorname], hier ist [Dein Name]. Du hattest um einen Rückruf gebeten, nachdem [Name des Empfehlers] dir ein Erstgespräch geschenkt hat. Passt es gerade zwei Minuten? … Gut. Ich weiß nichts über deine Verträge, [Name des Empfehlers] hat mir nichts erzählt. Sag mir kurz, was gerade ansteht, dann sage ich dir ehrlich, ob ich dafür der Richtige bin.
    Guten Tag [Frau/Herr] [Nachname], hier ist [Dein Name]. Sie hatten um einen Rückruf gebeten, nachdem [Name des Empfehlers] Ihnen ein Erstgespräch geschenkt hat. Passt es gerade für zwei Minuten? … Gut. Ich weiß nichts über Ihre Verträge, [Name des Empfehlers] hat mir nichts erzählt. Sagen Sie mir kurz, was gerade ansteht, dann sage ich Ihnen ehrlich, ob ich dafür der Richtige bin.

  2. E-Mail

    Den Termin bestätigen, den ihr am Telefon vereinbart habt

    Betreff: Termin am [Datum] um [Uhrzeit] Hallo [Vorname], danke für das Telefonat. [Name des Empfehlers] hat dir dieses Erstgespräch geschenkt, deinen Namen kenne ich seit deiner Rückrufbitte. [Datum], [Uhrzeit], [Ort oder Videolink]. Wir brauchen etwa [Dauer]. Du musst nichts vorbereiten. Wenn du deine bestehenden Verträge zur Hand hast, sind wir schneller. Nötig ist es nicht. Im ersten Gespräch verkaufe ich nichts. Ich höre zu und sage dir danach, was mir auffällt. Bis [Datum] [Dein Name] [Telefonnummer]
    Betreff: Termin am [Datum] um [Uhrzeit] Guten Tag [Frau/Herr] [Nachname], vielen Dank für das Telefonat. [Name des Empfehlers] hat Ihnen dieses Erstgespräch geschenkt, Ihren Namen kenne ich seit Ihrer Rückrufbitte. [Datum], [Uhrzeit], [Ort oder Videolink]. Wir brauchen etwa [Dauer]. Sie müssen nichts vorbereiten. Wenn Sie Ihre bestehenden Verträge zur Hand haben, sind wir schneller. Nötig ist es nicht. Im ersten Gespräch verkaufe ich nichts. Ich höre zu und sage Ihnen danach, was mir auffällt. Bis [Datum] [Dein Name] [Telefonnummer]

  3. WhatsApp

    Er bittet dich per WhatsApp um einen Termin

    Hallo [Vorname], danke für deine Nachricht. [Name des Empfehlers] hat dir ein Erstgespräch geschenkt, mehr weiß ich noch nicht über dich. Passt dir [Tag A] oder [Tag B] besser? Oder such dir direkt etwas aus: [Kalenderlink]
    Hallo [Frau/Herr] [Nachname], vielen Dank für Ihre Nachricht. [Name des Empfehlers] hat Ihnen ein Erstgespräch geschenkt, mehr weiß ich noch nicht über Sie. Passt Ihnen [Tag A] oder [Tag B] besser? Oder suchen Sie sich direkt einen Termin aus: [Kalenderlink]

  4. E-Mail

    Erinnerung am Tag vor einem selbst vereinbarten Termin

    Betreff: Morgen um [Uhrzeit] Hallo [Vorname], kurze Erinnerung an morgen: [Datum], [Uhrzeit], [Ort oder Videolink]. Wenn dir etwas dazwischenkommt, schreib mir einfach. Verschieben ist kein Problem, ein leerer Stuhl schon. Bis morgen [Dein Name]
    Betreff: Morgen um [Uhrzeit] Guten Tag [Frau/Herr] [Nachname], eine kurze Erinnerung an morgen: [Datum], [Uhrzeit], [Ort oder Videolink]. Wenn Ihnen etwas dazwischenkommt, schreiben Sie mir einfach. Verschieben ist kein Problem, ein leerer Stuhl schon. Bis morgen [Dein Name]

  5. E-Mail

    Er ist nicht zum Termin gekommen

    Betreff: Neuer Termin? Hallo [Vorname], gestern hat es nicht geklappt, das kommt vor. Wenn du magst, such dir hier direkt einen neuen Termin aus: [Kalenderlink] Wenn gerade kein guter Zeitpunkt ist, schreib mir ein kurzes Nein. Dann melde ich mich nicht wieder, und [Name des Empfehlers] erfährt davon nichts. Viele Grüße [Dein Name]
    Betreff: Neuer Termin? Guten Tag [Frau/Herr] [Nachname], gestern hat es nicht geklappt, das kommt vor. Wenn Sie möchten, suchen Sie sich hier direkt einen neuen Termin aus: [Kalenderlink] Wenn gerade kein guter Zeitpunkt ist, schreiben Sie mir ein kurzes Nein. Dann melde ich mich nicht wieder, und [Name des Empfehlers] erfährt davon nichts. Viele Grüße [Dein Name]

Wann einsetzen

Einen Empfohlenen kontaktieren darfst du nicht, nur weil dir jemand seine Nummer gegeben hat. Der Anruf bei einer fremden Privatperson ohne deren vorherige ausdrückliche Einwilligung ist Telefonwerbung und nach § 7 Abs. 2 UWG unzulässig.

Deshalb setzt jeder Text hier erst an, wenn der Empfohlene den ersten Schritt gemacht hat: mit einer Buchung oder einer Rückrufbitte. Du antwortest, du beginnst nicht.

Die Bausteine brauchst du vor allem nach einem Rückruf, wenn ihr den Termin am Telefon selbst vereinbart.

Der erste Satz nennt den Namen des Empfehlers. Er ist der einzige Grund, warum ein Fremder dir überhaupt geantwortet hat.

Der zweite Satz sagt, was du nicht weißt. Du kennst weder seine Verträge noch seine Situation, der Empfehler hat dir nichts über ihn erzählt. Das auszusprechen nimmt die Anspannung aus den ersten Sekunden.

Halte den Erstkontakt kurz. Kein Angebot, keine Unterlagen, keine Beratung vorab. Ziel ist ein Termin, der stattfindet.

Was du beachten musst1

  • Die Anrede übernimmst du aus seiner Buchung oder seiner Nachricht. Bei fremden Empfohlenen ist das Sie meist angemessener, auch wenn der Empfehler selbst duzt.
  • Ruf nie von dir aus an. Telefonwerbung gegenüber Verbrauchern verlangt nach § 7 Abs. 2 UWG eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Ein Rückrufwunsch mit doppelter Bestätigung ist der saubere Weg: Der Empfohlene trägt sich ein und bestätigt danach ein zweites Mal. Wie das in deinem Fall rechtlich zu bewerten ist, sagt dir ein Anwalt.
  • Bucht der Empfohlene über Bestandsgold, schickt Bestandsgold ihm die Bestätigung und die Erinnerung für genau diesen Termin. Eine zweite Bestätigung von dir braucht es dann nicht. Seine Kontaktdaten nutzt du nur für diesen Termin: Eine Buchung ist keine Einwilligung in Werbung.
  • Sag im ersten Kontakt, woher du seinen Namen hast. Die DSGVO verlangt Transparenz über Herkunft und Zweck der Daten (Art. 13 und 14 DSGVO), und der Empfohlene fragt sich das ohnehin.
  • Erwähne die Belohnung nicht. Sie geht an den Empfehler und wird erst fällig, wenn das Gespräch stattgefunden hat. Wer im Erstkontakt davon hört, hält das Gespräch für den Preis eines Geschenks.
  • Nach einem verpassten Termin fasst du einmal nach, dann ist Schluss. Hat der Empfohlene abgesagt, schreibst du ihm nicht hinterher. Wer zweimal nachfasst, beschädigt nicht nur den eigenen Ruf, sondern auch den des Kunden, der empfohlen hat.
  • Kein Serienversand an mehrere Empfohlene gleichzeitig. Jeder von ihnen hat einen anderen Empfehler, und genau der Name gehört in den ersten Satz.
  1. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall frag deinen Anwalt. ↩

Verwandte Vorlagen

Mit Bestandsgold meldet sich der Empfohlene selbst.

Dein Kunde teilt sein Geschenk, der Empfohlene bucht einen Termin oder bittet um Rückruf. Bestätigung und Erinnerung für Buchungen über Bestandsgold gehen automatisch raus.

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